Adjoint.e exécutif.ve / Executive Assistant

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Job Description

Adjoint.e exécutif.ve de l'équipe de direction

Nous recherchons un.e adjoint.e exécutif.ve passionné.e et visionnaire pour soutenir l'équipe de direction du CEO et se joindre à nous dans notre mission de contribuer à un avenir plus vert. Le rôle fait partie de notre équipe de soutien aux entreprises basée à Montréal. En nous rejoignant, vous jouerez un rôle clé dans l'établissement de Northvolt Six et contribuerez à la construction de l'une des premières usines de batteries à grande échelle en Amérique du Nord.

À propos du poste

L'adjoint.e executif.ve chez Northvolt joue un rôle crucial pour notre équipe de direction - vous êtes le centre névralgique et votre travail a un impact direct sur leur succès.

Avec un haut niveau d'énergie, une vision claire et une passion pour l'organisation, vous faites fonctionner les choses en douceur tout en vous adaptant avec souplesse aux changements de dernière minute. Nous attendons de vous que vous travailliez de manière proactive, anticipiez les besoins et gériez régulièrement des détails confidentiels et critiques avec un haut niveau de discrétion. Relevant de la gestionnaire principale du soutien aux entreprises, vous travaillerez en étroite collaboration avec elle ainsi qu'avec les autres adjoint.es exécutif.ves de l'entreprise pour vous assurer que les membres de l'équipe de direction puissent fonctionner efficacement et sans friction, tout en aidant à structurer les procédures et processus internes.

Cet assistant exécutif possède une mentalité axée sur les solutions, reste humble et accorde systématiquement la priorité à un service exceptionnel. Faire également preuve de résilience et avoir la capacité de s’affirmer (avec le sourire !) lorsque c’est nécessaire. Une attitude positive, la capacité à construire et à maintenir rapidement de vastes réseaux internes, ainsi qu'un véritable amour pour travailler dans un environnement en mouvement rapide, parfois chaotique, sont des facteurs clés de succès. Comme vous soutiendrez plusieurs cadres dans ce rôle, nous nous attendons à ce que vous soyez un expert d'Outlook, et quelqu'un qui trouve satisfaction dans des calendriers bien organisés, des arrangements de voyage impeccables et des listes de contrôle rapidement cochées.

Le candidat idéal est passionné par le fait d'être un(e) assistant(e) exécutif(ve) et est enthousiasmé par l'immense opportunité de croissance au sein du rôle.

À propos de l'équipe

L'équipe de soutien aux entreprises soutient nos cadres et nos équipes chez Northvolt North America, nous sommes responsables de soutenir notre équipe de classe mondiale en aidant à faire de Northvolt un excellent endroit pour travailler. Ce rôle devra travailler à la fois dans notre bureau du centre-ville de Montréal et sur le futur site de l'usine à McMasterville et St Basile-le-Grande.

Les principales responsabilités sont :

• Planification complexe pour plusieurs membres de l'équipe de direction du PDG, en mettant l'accent sur trois VPs et deux directeurs (ainsi que la planification de secours pour notre PDG et notre CFO) ainsi que la réservation de voyages complexes pour l'équipe de direction.
• Coordination des événements internes et externes et soutien aux visiteurs VIP.
• Fournir un soutien aux réunions de nos VPs lorsque nécessaire, y compris la prise de notes, la distribution des points d'action et l'organisation de réunions en dehors des locaux.
• Travailler en étroite collaboration avec le reste de l'équipe de soutien aux entreprises, en particulier l'adjointe exécutive du PDG/CFO et la gestionnaire principale du soutien aux entreprises, pour s'assurer que nos cadres les plus seniors sont alignés de toutes les manières.
• Aider à mettre en place des normes et des processus administratifs dans toute l'entreprise.

Northvolt est un employeur qui respecte l'égalité des chances; nous sommes un groupe d’individus diversifié, unis par une mission commune. Puisque nous sommes en phase d’expansion ultra rapide, nous offrons des opportunités de développement professionnel et d’apprentissage continu à l’interne.

Veuillez s’il vous plaît postuler avec votre CV ou profil LinkedIn.

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Executive Assistant to the Management Team

We are looking for a passionate, forward-thinking Executive Assistant to support our CEO’s Management team and join us in our mission to contribute to a greener future. The role is a part of our Business Support team based in Montréal. By joining us, you will be a key player in establishing Northvolt Six and contribute to building one of the first large-scale North American battery factories.

About the job

The Executive Assistant at Northvolt plays a critical role for our management team - you are the hub and your work has a direct impact on their success.

With a high level of energy, a clear vision, and a passion for organization you make things run smoothly while flexibly pivoting to accommodate last minute changes. We expect you to work proactively, anticipating needs and regularly handling confidential and critical details with a high level of discretion. Reporting to the Senior Manager of Business Support, you will work in close collaboration with her as well as the other EAs in the company to ensure the Management Team members are able to effectively and without friction, as well as helping structure internal procedures and processes.

This Executive Assistant is solution-oriented, prestigeless, and exceptionally service-minded – with a steel spine and the ability to push back (with a smile!) when needed. A positive attitude, ability to quickly build and maintain large internal networks, and a true love for working in a fast-moving, sometimes hectic, environment are key success factors. As you’ll be supporting multiple executives in this role we expect that you’re an Outlook wizard, and someone who takes satisfaction in well done calendars, flawless travel arrangements, and rapidly ticked off check lists.

The right candidate is passionate about being an EA and is excited about the immense opportunity for growth inside of the role.

About the team

The Business Support team supports our executives and teams at Northvolt North America, we are responsible for supporting our world-class team through helping make Northvolt a great place to work. This role will be expected to work from both our office in downtown Montreal and future factory site in McMasterville & St Basile-le-Grande.

Key responsibilities include but are not limited to:

• Complex scheduling for multiple members of the CEO’s management team, with a focus on three VPs and two Directors (as well as backup scheduling for our CEO and CFO) as well as complex travel booking across the management team
• Internal and External Event coordination and VIP visitor support
• Provides meeting support to our VPs when needed, including taking minutes, distributing action points, and arranging offsites.
• Works closely with the rest of the Business Support team, in particular the Executive Assistant to the CEO/CFO and the Senior Manager Business Support, ensuring that the our most senior managers are aligned in all ways
• Helps to implements administrative standards & processes across the company

Northvolt is an equal opportunity employer. We're a diverse group of individuals, united by a common mission, who recognize that while our actions as individuals have a role to play in driving Northvolt towards its goals, we always seek to move forward as a team. We offer you an open and welcoming atmosphere where we win as a team – and fail as a team. Northvolt is growing at the speed of light and we are a strong believer in internal career development.

Apply with your CV or LinkedIn profile.

Skills & Requirements

Quelques prérequis:

• Un diplôme universitaire pertinent ou 5+ années d'expérience de travail pertinente.
• 3+ années d'expérience de travail en tant qu'assistant(e) administratif(ve) ou exécutif(ve) dans une organisation à grande échelle et/ou complexe.
• Expérience de travail dans des industries à fort volume et à rythme rapide - vous prospérez dans l'occupation.
• Capacité prouvée à jongler avec plusieurs tâches, avec un historique de gestion de projets et de parties prenantes réussis.
• Excellentes compétences en suite Microsoft Office et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
• Communication bilingue : Communiquer couramment en français et en anglais pour collaborer efficacement une équipe diversifiée et assurer la liaison avec les parties prenantes locales et internationales.
• Permis de conduire.

Points bonus pour :

• Expérience et intérêt pour l'industrie manufacturière.
• Maîtrise d'autres langues.
• Expérience de travail à l'international ou dans un environnement multiculturel.

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We believe that you have:

• A relevant university degree or 5+ years of relevant work experience

• 3+ years of working experience as an Administrative or Executive Assistant in a large-scale and/ or complex organization

• Experience working in high-volume, fast-paced industries – you thrive on being busy
• Proven ability to multitask, with a track record of successful project and stakeholder management
• Excellent Microsoft Office Suite skills and ability to learn new software quickly
• Bilingual Communication: Fluent communication in French and English to effectively collaborate with diverse team and liaise with local and international stakeholders.
• Driver’s license

Bonus points for:

• Experience and interest in manufacturing industry
• Fluency in other languages
• Experience from a multi-cultural environment

About the company

Bonjour, Hej!

Bienvenue chez Northvolt en Amérique du Nord. Depuis notre siège social à Montréal, Québec, Canada, nous préparons la construction de Northvolt Six, notre premier projet à l’extérieur de l’Europe et la première giga-usine de batteries du Québec.

Alimentée à 100% par l’énergie la plus durable et la plus faible en carbone d’Amérique du Nord, Northvolt Six fournira 60 GWh de cellules de batteries de grande qualité chaque année – assez pour alimenter 1 millions de voitures électriques.

Northvolt a été fondée pour permettre la transition vers un avenir décarboné grâce à une industrie de la batterie qui soit durable. Pour y arriver, nous sommes pionniers d'une nouvelle approche de la fabrication de batteries qui mise sur l’énergie renouvelable, un approvisionnement durable en matières premières et le recyclage.

Bâtir la batterie la plus verte du monde n’est pas une tâche facile, mais des passionnés du monde entier, on s’efforce d’établir un nouveau standard de développement durable dans l’industrie des batteries.

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Bonjour, Hej!

Welcome to Northvolt in North America. From our main office in Montreal, Quebec, Canada, we are gearing up for the construction of Northvolt Six, our first project outside Europe and Quebec's first gigafactory.

Powered 100% by North America's most sustainable, low-carbon energy, Northvolt Six will supply 60 GWh of high-quality battery cells every year — enough to power 1 million electric cars.

Northvolt was founded to enable the transition to a decarbonized future by establishing a sustainable battery industry. To do this, we’re pioneering a new approach to battery manufacturing rooted in a commitment to fossil-free energy, sustainable sourcing of raw materials and recycling.

Building the world’s greenest battery is no easy task, but with passionate problem-solvers from around the world, we strive to set a new benchmark for sustainability in the battery industry. Want to join us in building a cleaner world?