Gestionnaire du contrôle des documents / Manager Document Control - Northvolt Six

• Applications are considered on a rolling basis

Job Description

Gestionnaire du contrôle des documents

Nous recherchons un responsable dédié pour notre équipe de contrôle des documents pour nous rejoindre dans notre mission de contribuer à un avenir plus vert. Le poste fait partie de notre équipe Qualité basée à Montréal. En nous rejoignant, vous serez un acteur clé dans l'établissement et la direction de la fonction de contrôle des documents et contribuerez à la construction de l'une des premières usines de batteries à grande échelle en Amérique du Nord.

À propos du poste

Relevant du Directeur de la Qualité, le Gestionnaire du Contrôle Documentaire est responsable de diriger, d'administrer, de gérer et d'organiser la documentation de l'entreprise. Vous serez responsable de la gestion et de l'administration des différentes plates-formes de système de gestion électronique de documents (EDMS) utilisées tout au long des phases du projet. Vous veillerez à ce que les documents soient stockés, conservés et suivis d'une manière conforme aux politiques et procédures de l'entreprise, ainsi qu'aux exigences légales et réglementaires. Ce rôle est central et essentiel pour garantir des processus de contrôle des documents rapides, précis et efficaces à toutes les phases du projet.

À propos de l'équipe

L'équipe diversifiée et très motivée de l'organisation qualité Northvolt Six collabore étroitement avec les fonctions mondiales de qualité et de contrôle des documents sur divers sites mondiaux du groupe Northvolt. L'organisation qualité de Northvolt Six travaille avec diligence avec d'autres fonctions pour garantir l'excellence interne et client et l'introduction de la qualité et des normes les plus élevées pour notre usine et nos produits.

Les principales responsabilités sont :

• Gestion du contrôle des documents: diriger l'équipe de contrôle des documents chez Northvolt Six. Créer et développer une équipe excellente et passionnée pour conserver la documentation de Northvolt Six. ****
• Gestion de Documents : Superviser la réception, le suivi et le stockage de tous les documents entrants et sortants du projet. S'assurer que toute la documentation est classée avec précision, facilement accessible, et conservée dans un environnement contrôlé et sécurisé.
• Contrôle de Documents : Maintenir un système de contrôle de documents qui garantit que les documents sont correctement stockés, suivis et récupérés. Cela inclut l'attribution de numéros de document, la gestion des révisions, et la gestion de la distribution de documents.
• Contrôle Qualité : Responsable de s'assurer que tous les documents répondent aux normes de qualité requises, suivent les politiques et procédures de l'entreprise, ainsi que les exigences légales et réglementaires.
• Responsable de mener des audits périodiques pour s'assurer que tous les documents sont à jour, exacts, et conformes aux normes et réglementations établies.
• Gestion des Archives : Tenir des archives précises de tous les documents, y compris l'historique des documents, les révisions, et les approbations.
• Collaboration & Communication : Travailler en collaboration avec les chefs de projet, les ingénieurs, et d'autres parties prenantes pour s'assurer que toutes les exigences en matière de documentation sont clairement comprises et satisfaites, en définissant un workflow convenu par exigence disciplinaire.
• Fournir des rapports réguliers au PMO Central sur l'état des activités de contrôle de documents, en signalant les risques et les problèmes.
• Favoriser une culture de collaboration et de transparence.
• Gestion des Fournisseurs et des Sous-traitants : Définir les exigences du flux de documents et fournir une classification/nomenclature.
• Administration et Intégration de la Plateforme de GED : Coordonner avec le Bureau de Contrôle de Documents du PMO Central pour déployer les plates-formes de GED de l'entreprise et assurer une intégration transparente avec le workflow défini. Rester à jour avec les derniers développements des systèmes de GED et suggérer des améliorations et des mises à jour si nécessaire.

Northvolt est un employeur qui respecte l'égalité des chances; nous sommes un groupe d’individus diversifié, unis par une mission commune. Étant en expansion ultra rapide, nous offrons des opportunités de développement professionnel et d’aprentissage continu à l’interne.

Veuillez s’il vous plaît postulez avec votre CV ou profil LinkedIn.

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Manager Document Control

We are looking for a dedicated Manager for our Document Control team to join us in our mission to contribute to a greener future. The role is a part of our Quality team based in Montreal. By joining us, you will be a key player in establishing and lead the document control function and contribute to building one of the first large scale North American battery factories.

About the job

Reporting to the Director of Quality, the Manager of Document Control is responsible for Leading, administering, managing and organizing company documentation. You will be responsible for managing and administering the various Electronic Document Management System (EDMS) platforms utilized across the project phases. You will ensure that documents are stored, maintained, and tracked in a manner that complies with company policies and procedures, as well as legal and regulatory requirements. This role is central and pivotal in ensuring timely, accurate, and efficient document control processes across all phases of the project.

About the team

The diverse and highly motivated team in the Northvolt Six quality organization is closely collaborating with the global quality and document control functions at various world-wide locations within the Northvolt group. The Northvolt Six quality organization is diligently working with other functions to ensure successful internal and customer excellence and the introduction of highest quality and standards for our factory and products.

Key responsibilities include but are not limited to:

• Management of document control: L eading the document control team at Northvolt Six. Establishing and develop an excellent and passionate team to keep the documentation together for Northvolt Six.
• Document Management : Oversee the receipt, tracking, and storage of all incoming and outgoing project documents. Ensure all documentation is accurately catalogued and classified, easily retrievable, and maintained in a controlled and secure environment.
• Document Control : maintain a document control system that ensures that documents are appropriately stored, tracked, and retrieved. This includes assigning document numbers, maintaining revision control, and managing document distribution.
• Quality Control : responsible for ensuring that all documents meet the required quality standards follow company policies and procedures, as well as legal and regulatory requirements.
• Responsible to conduct periodic audits to ensure that all documents are up to date, accurate, and compliant with established standards and regulations.
• Record Keeping : maintain accurate records of all documents, including the document history, revisions, and approvals.
• Collaboration & Communication: Work closely with project managers, engineers, and other stakeholders to ensure that all documentation requirements are clearly understood and met, defining an agreed to workflow per discipline requirement.
• Provide regular report to the Central PMO regarding the status of document control activities, reporting on risks and issues.

• Foster a culture of collaboration and transparency

• Vendor & supplier management : Define the document workflow requirements and provide classification/ nomenclature.

• EDMS Platform Administration and Integration: Coordinate with the Central PMO Document Control Office to rollout the company EDMS platforms and ensure seamless integration with the defined workflow. Remain updated with the latest advancements in EDMS systems and suggest improvements and upgrades as necessary.

Northvolt is an equal opportunity employer. We're a diverse group of individuals, united by a common mission, who recognize that while our actions as individuals have a role to play in driving Northvolt towards its goals, we always seek to move forward as a team. We offer you an open and welcoming atmosphere where we win as a team – and fail as a team. Northvolt is growing at the speed of light and we are a strong believer in internal career development.

Apply with your CV or LinkedIn profile.

Skills & Requirements

Quelques prérequis:

• DEC, Baccalauréat ou maîtrise avec une préférence en affaires ou dans un domaine connexe.
• Excellentes compétences en communication, en relations interpersonnelles et en organisation.
• 5 à 7 ans d'expérience en contrôle de documents sur des projets à grande échelle.
• Une solide compréhension des méthodologies de gestion de projet et des meilleures pratiques.
• Une connaissance approfondie des procédures et des systèmes de contrôle de documents, en particulier Autodesk Construction Cloud (ACC) et Omega Pims.
• De fortes compétences en organisation et une grande attention aux détails, avec un engagement ferme envers la précision et la qualité.
• Une maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de gestion de documents.
• D'excellentes compétences en communication pour communiquer efficacement avec les autres départements et le personnel.
• La capacité de gérer plusieurs projets simultanément.
• La capacité de travailler en collaboration avec d'autres disciplines en favorisant des relations de travail positives avec les parties prenantes internes et externes.

Points bonus pour :

• Expérience et intérêt pour l'industrie manufacturière
• Maîtrise d'autres langues
• Expérience dans un environnement multiculturel

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**We believe that you have ** :

• DEC, Bachelor’s or Master's Degree with a preference for an in business or a related field.
• Experience with leading and building teams.
• Excellent communication, interpersonal and organizational skills.
• 5-7yrs experience in document control on large scale projects
• Strong understanding of project management methodologies and best practices.
• Extensive knowledge of document control procedures and systems, esp. Autodesk Construction Cloud (ACC) and omega Pims.
• Strong organizational skills and attention to detail, with string commitment to accuracy and quality.
• Proficiency in Microsoft Office and document management software.
• Excellent communication skills to effectively communicate with other departments and personnel.
• Ability to manage multiple projects simultaneously
• Ability to work collaboratively with other disciplines fostering positive working relationships with both internal and external stakeholders

Bonus points for:

• Experience and interest in manufacturing industry
• Fluency in other languages (Japanese, Swedish, Chinese, French)
• Experience from a multi-cultural environment

About the company

Bonjour, Hej!

Bienvenue chez Northvolt en Amérique du Nord. Depuis notre siège social à Montréal, Québec, Canada, nous préparons la construction de Northvolt Six, notre premier projet à l’extérieur de l’Europe et la première giga-usine de batteries du Québec.

Alimentée à 100% par l’énergie la plus durable et la plus faible en carbone d’Amérique du Nord, Northvolt Six fournira 60 GWh de cellules de batteries de grande qualité chaque année – assez pour alimenter 1 millions de voitures électriques.

Northvolt a été fondée pour permettre la transition vers un avenir décarboné grâce à une industrie de la batterie qui soit durable. Pour y arriver, nous sommes pionniers d'une nouvelle approche de la fabrication de batteries qui mise sur l’énergie renouvelable, un approvisionnement durable en matières premières et le recyclage.

Bâtir la batterie la plus verte du monde n’est pas une tâche facile, mais des passionnés du monde entier, on s’efforce d’établir un nouveau standard de développement durable dans l’industrie des batteries.

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Bonjour, Hej!

Welcome to Northvolt in North America. From our main office in Montreal, Quebec, Canada, we are gearing up for the construction of Northvolt Six, our first project outside Europe and Quebec's first gigafactory.

Powered 100% by North America's most sustainable, low-carbon energy, Northvolt Six will supply 60 GWh of high-quality battery cells every year — enough to power 1 million electric cars.

Northvolt was founded to enable the transition to a decarbonized future by establishing a sustainable battery industry. To do this, we’re pioneering a new approach to battery manufacturing rooted in a commitment to fossil-free energy, sustainable sourcing of raw materials and recycling.

Building the world’s greenest battery is no easy task, but with passionate problem-solvers from around the world, we strive to set a new benchmark for sustainability in the battery industry. Want to join us in building a cleaner world?